Mailing Listen

Um E-Mail an eine grosse Zahl von Empfängern zu senden verwendet man am besten eine Mailingliste. Ein Mail welches man an die Mailingliste verschickt, wird dann automatisch an alle in der Liste eingetragenen Empfänger weitergeleitet. Eine Mailingliste kann man für verschiedene Zwecke nutzen, z.B. als Newsletter. Firmen können so Ihren Kunden die aktuellsten Infos usw. zukommen lassen.

Eine weitere Möglichkeit besteht in einer Art Forum, wo man sich über solche Mailinglisten austauscht. Ein Mailinglistensystem ist komplexer als es auf den ersten Moment erscheint. Man muss sich Gedanken darüber machen, wer sich überhaupt in eine solche Liste eintragen darf, wer autorisiert ist Beiträge an Listen zu senden usw. Deshalb gibt es zahlreiche Konfigurationsparameter welche eingestellt werden müssen.


Konfigurationsparameter
Bezeichnung eine Bezeichnung für die Mailingliste, z.B. „Newsletter der Firma XY“
Zugelassene Absender Wer darf E-Mails an die Mailingliste senden:

  • niemand: Liste ist inaktiv
  • nur Administrator: nur eingetragene Admin E-Mail darf versenden
  • nur Moderatoren: nur eingetragene Moderatoren dürfen Mails versenden
  • alle Mitglieder: alle in der Liste eingetragenen Personen dürfen Mails versenden
  • all: jedermann darf Mails an die Liste versenden

    Bemerkung: Bei der Wahl von alle oder alle Mitglieder sollte die Liste moderiert werden (siehe nächste Konfigurationspunkt)
Eintragung in Liste Hier legen Sie fest, ob sich die User selber in die Mailingliste eintragen können und wenn ja, ob eine Freischaltung notwendig ist oder nicht.
Wer darf sich eintragen:

  • jedermann: aber Freischaltung durch Admin erforderlich
  • jedermann: aber Freischaltung durch Moderator erforderlich
  • jedermann: (offene Liste)
  • niemand: (geschlossene Liste) Hier können nur via NetConfig weitere User hinzugefügt werden
Liste moderiert nein: Mails werden ungeprüft direkt an alle User weitergeleitetja: Mails werden an Admin/Moderatoren geleitet welche diese erst genehmigen müssen. Wir empfehlen hier ein JA!
Antwort zu Wird auf eine Mail, welche der User über eine Mailingliste erhält geantwortet, legt dieser Parameter fest wohin die Antwort-Mail gesandt werden soll:

  • Absender: Antwortmail geht direkt an den Absender
  • Liste: Antwortmail geht an die Liste
  • Admin: Antwort geht an den Administrator der Liste
From: Feld umschreiben Legt fest, ob die From-Adresse umgeschrieben wird (Envelop-Sender=From oder nicht und falls ja, ob die Bezeichnung der Mailliste ‚via [Mailliste]‘ eingefügt wird.
Für Newsletter ist eine Umschreibung nicht zwingend notwendig. Bei andern Mailinglisten ist es aber zu empfehlen, da andernfalls DMARC-Richtlinien verletzt werden können und andere Mailempfänger das Mail unter Umständen nicht annehmen.
Listname in Subject Legt fest, ob der unter Bezeichnung angegebene Listname jeweils im Betreff (Subject) eingefügt wird ( z.B. [Newsletter der Firma XY]:
Empfohlen für Newsletter. Bei offenen Mailinglisten sollte dies nicht gesetzt werden.
To: Feld umschreiben Legt fest, ob in das To-Feld die E-Mail Adresse der Mailingliste angezeigt werden soll (Standard) oder ob stattdessen das Feld umgeschrieben und die E-Mail Adresse des Empfängers eingesetzt werden soll.
Volumen Geben Sie hier das geschätzte Volumen Ihrer Mailingliste an. Wichtig: tragen Sie ein, wie viele separate Mails Sie versenden, nicht, an wie viele Adressen der Newsletter verteilt werden soll.Diese Angabe hilft dem System fehlerhafte E-Mail Adressen aus der Liste zu entfernen. Je höher der Wert, desto weniger schnell werden fehlerhafte E-Mail Adressen aus der Liste entfernt. Sie sollten diesen Wert also an Ihre Mailingliste angepasst einstellen. Zu hohe Werte können die Liste verlangsamen!
Mail an Admin bei Autoremove Legt fest, ob der Administrator per E-Mail an die oben festgelegte E-Mail Adresse informiert werden soll, wenn E-Mails infolge mehrfacher Bounces (Nichtzustellbarkeit) entfernt wurden. Bounces werden nicht an den Absender zurückgeliefert, sondern immer von unserem System entgegengenommen. Ist eine Adresse über eine längere Zeit nicht erreichbar, wird diese automatisch aus der Liste entfernt.
PHP Interface Verwaltung der Mailingliste mittels PHP zulassen.

Besonderheiten / Tipps / Wichtige Hinweise

Bounce-Erkennung : Bei den bisherigen Mailinglisten-Systemen war die Wartung oft sehr aufwendig. Die in der Liste gespeicherten E-Mail Adressen sind oft schnell veraltet und mussten mühsam von Hand gelöscht oder angepasst werden. Die von NetZone entwickelte Mailisten-Software erkennt solche fehlerhafte E-Mails (bounces) selbständig und entfernt diese E-Mail Adressen nach einer Weile automatisch aus der Liste! Dies erspart sehr viel Arbeit für den Administrator.

Moderatoren : Mailinglisten sollten moderiert werden. Das heisst, dass jede E-Mail vor der Auslieferung an die Listenmitglieder durch einen Moderator/Admin geprüft wird. Man kann so Spam frühzeitig abweisen und belästigt so keine Listenmitglieder.

Kaskadierung : Mailinglisten dürfen aus Sicherheitsgründen nicht kaskadiert werden. Das heisst, als Maillinglistempfänger dürfen keine anderen Mailinglisten erfasst werden. Das Mailinglistensystem ignoriert solche Empfänger!


Adressimport

Unser Mailinglistensystem unterstützt zusätzlich zum Eintragen von einzelnen Adressen auch das Importieren einer Liste mit unbegrenzt vielen Adressen. Diese Liste muss als Textdatei mit je einer Adresse pro Zeile vorbereitet werden. Wichtig: Word oder Excel Dokumente werden NICHT unterstützt.

Beispiel zum erstellen eines Textfiles anhand einer Excel Tabelle oder Worddokumentes:

  • Markieren Sie in Excel die Spalte mit Ihren E-Mail Adressen oder in Word alle E-Mail Adressen und klicken Sie Bearbeiten -> Kopieren
  • Klicken Sie auf Start -> Ausführen und tragen Sie ‚notepad‘ in das Eingabefeld ein und Bestätigen Sie mittels OK.
  • Im Notepad Fenster wählen Sie Bearbeiten -> Einfügen und anschliessend Datei -> Speichern um die Datei zu sichern
  • In der Mailinglistenverwaltung nutzen Sie den ‚Durchsuchen‘ Knopf beim Import Abschnitt um Ihre Datei auszuwählen. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Adresse eingetragen wurden.

Einträge in Liste entfernen oder hinzufügen

Der Administrator kann E-Mail Adressen jederzeit mit NetConfig hinzufügen oder löschen und dort auch Moderatoren erfassen (Kennzeichnung der E-Mail Adresse als Moderator). Oft ist es aber auch sinnvoll, dass sich User selbst in Mailisten ein/austragen können. Hierzu gibt es eine entsprechende Eingabemaske (http://www.ihredomain.ch/cgi-bin/maillistsubscribe.php)

Zum eintragen in Mailliste:

<form method='post' action='/cgi-bin/maillistsubscribe.php'> <input type='hidden' name='MAILLISTEMAIL' value='ihremailliste@ihredomain.ch'> EMail-Adresse: <input type='text' name='EMAIL'> <input type='submit' name='ADD' value='eintragen'> </form>